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郑州旅游职业学院学生毕业档案管理暂行办法

已有人浏览  2012-03-01 15:44:40 (责任编辑:陈婉


第一章 总则

  第一条 学生档案是如实记载学生在校期间学习、生活、成长的真实记录。为了贯彻党的教育方针,加强对学生的思想教育和各方面的管理,使我校学生档案管理更加规范化、制度化、科学化,同时便以更好地了解、考察和培养学生,为学生毕业后用人单位的录用起到积极的作用,根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关学生管理工作的政策规定,结合我校实际,特制定本办法。

  第二条 学生毕业档案管理工作要贯彻为人事工作服务,为经济建设服务的基本原则,实行统一管理,坚持维护真实性和完整性的工作方针,严肃秘密的保管办法。

  第三条招生就业办负责管理国家计划招收的高职学生档案,各系及有关行政管理部门协助招生就业办做好材料收集工作,充实档案内容。

  第四条 任何单位或个人无权截留或扣发按国家计划就业的毕业生档案。

  第五条  对利用职权违反档案管理工作要求的人员,由其主管部门责令改正,情节严重的,给予行政处分;构成犯罪的,依法追究其刑事责任,严肃查处。

  第二章 材料的收集

    第六条各系及有关行政管理部门要制定切实可行的规章制度和责任制,积极做好学生档案材料的汇总、整理工作。

  第七条学生档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益,对所收集的材料,一定要做到材料齐全,内容真实,签署完备。

  第八条  为了使学生毕业档案适应国家人事工作的需要,在校期间学生档案应不断充实以下内容。

  (一)招生材料:招生办提供的招生录取材料(包括高中学籍材料,如高中毕业生登记表、学年鉴定表、高考报名登记表、高考政治审查表、高考体检表,通知书,准考证等);学生入校后填写的《郑州旅游职业学院学生入学登记表》;军训鉴定表;新生入学体检表。
   
(二)学习材料:教务处提供的主修、选修、辅修的各科类成绩表,毕业论文等;各系提供的《学年鉴定表》;学生在校期间参加各种社会实践活动获得的由实习单位或学校颁发的考评证书及学校证明。
   
(三)学籍材料:学籍办提供的休学、退学、转学、转专业、出国等材料证明组成。(如果没有上属情况,可填明无)
   
(四)毕业材料:郑州旅游职业学院毕业生登记表,毕业体检表,体育达标卡、毕业成绩表,毕业生就业介绍信附件(即报到证)。
   
(五)奖励材料:各系部提供学生在校学习期间获得的校级以上表彰奖励活动中形成的各种表彰材料(如三好、优干、优毕、专项奖学金等评审证明材料)。
   
(六)处分材料:学生处、教务处、保卫处提供的学生在校期间违反校规、校纪,触犯国家法律等形成的各类处分材料(包括甄别、复查材料及处理意见);
   
(七)贷款材料:学生处提供的国家助学贷款,奖、助学金等完贷情况证明材料;应由辅导员收齐后交到个系,由系统一上交招生就业办。

  第九条  档案材料必须是办理完毕的正式文件材料,不可为复印件。

  第十条  档案材料必须完整、真实,文字清晰,对象明确,注明承办单位及时间。

  第十一条 手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的,必须加盖公章;个人文字材料必须有本人签字。

  第十二条  各类材料必须用碳素墨水或蓝黑墨水书写。

  第十三条上交归档材料前,各系部在档案袋封面上标明学号,并按学号顺序由小到大排列。

  第十四条所有归档材料的评语一定要根据每个不同的学生从德、智、体及综合能力素质方面全面评价。

  第十五条归档材料交接时,交接双方经办人经核对无误后履行签字手续。如归档材料不符合归档要求,档案接收部门有权退回,由送交部门按要求重新组织办理。

第三章  档案的借阅

  第十六条  学生档案材料在校期间若需查阅、复印和摘抄,必须履行登记手续或批准手续。校领导、党委组织部门、校团委、各系党政负责人、学籍办老师可登记后查(借)阅;其他人员未经负责人签字批准不得私自查阅、借阅学生档案。 

  第十七条 任何学生不得查阅或借阅本人或他人档案。  档案一般不外借。如必须借出使用时,要由借阅单位开具借阅函,说明借阅理由,注明归还时间(借阅期限不超过一周),经招生就业办公室主任批准同意后方可借阅。

  第十八条借阅学生档案时,应严格办理清点手续,对档案材料不得擅自处理,如有丢失由借阅人负责。查(借)阅学生档案,不得涂改、圈划、污损、拆散、抽取、撤换、增添。

  第十九条 未经允许,不得擅自复印,因工作需要从档案中取证复印的,须经招生就业办公室主任同意批准,方可复印。

第四章 档案的转递

  第二十条 学生毕业、转学、退学、出国或死亡后,应及时将档案转给新的主管单位。

  第二十一条  学生档案必须经严格密封通过机要或遵照有关规定转递,必要时可派专人送取,学生档案原则上不准自带,但在特殊情况下档案经严格密封后,本人凭单位开具的调档函或证明可自带档案,但对转档过程中档案遗失、私自开封等后果由本人自负。

  第二十二条  转出转入的学生档案材料必须完整齐全,并按规定经过认真的整理装订,严禁扣留材料。

  第二十三条 转出的学生档案,必须在办理完转学手续后,且要认真填写《档案转递单》,逾期一个月未收到回执者,要写信催问,以防丢失。对转入的学生档案,经核对无误后要及时将回执签名盖章后寄回。

  第二十四条 转递要求:学生学籍变动后,应及时将档案转给新的单位。

  (一)毕业生档案按毕业生就业报到证、就业介绍信上签发的单位转送。

  (二)保留学籍自费出国的学生,其档案关系须办理人事代理或转回其生源所在地的人事部门。
    
(三)被开除、勒令退学、自动退学、死亡的学生,其档案从办理学籍变动起,档案转回其入校前所在县、市招办或家长(监护人)现居住所在地的档案管理部门。
     
(四)未按时到用人单位报到,或被用人单位退回学校的毕业生档案,其档案转回生源所在地的人事部门。
    
(五)毕业生档案原则上学院只负责保管二年,不收取任何费用。超过规定期限,凡毕业生既不办理寄管手续,又不迁转出人事关系档案的,除按有关规定收取寄管费外,还要根据有关规定对其人事关系档案进行处理,打回生源所在地的人事部门。迁转过程中造成的遗失由档案所有人自负。

第五章 纪律要求

    第二十五条  查阅、借阅档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、未经批准不得擅自拍摄,复印档案未经批准不得擅自复印档案内容。

  第二十六条 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容,因工作需要须摘记档案内容时,应经主管部门同意。摘记材料要妥善保管,不得私自存放。

  第二十七条 查阅档案要在档案室,因特殊情况需借出时,应严格履行相关手续,并按规定日期归还。

  第六章附则

  第二十八条  本规定适用于全院学生。

  第二十九条 本规定由招生就业办负责解释。

  第三十条 本规定自发布之日开始执行。凡与本规定不符的,一律按本规定执行。





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